Sous la responsabilité de la Directrice des affaires juridiques, le/la responsable du service aura la charge de :
Missions :
● Qualité de l’accueil (en lien avec la directrice) :
- Modernisation des modalités d’accueil et simplification des démarches de l’usager
- Modernisation du standard téléphonique
● Etat-civil (en direct) :
- Superviser l’ensemble des missions d’état-civil et assurer la tenue administrative des registres et savoir établir et délivrer les actes d’état-civil, les passeports et cartes d’identité biométriques
- Organiser l’accueil et développer les formulaires de communication auprès du public
- Suivre les dossiers sensibles : statuer sur les demandes en lien avec l’élu, assister l’élu lors de l’audition des futurs époux à la demande de consulats ou ambassades, etc.
● Affaires générales (en direct) :
- Superviser l’ensemble des missions des affaires générales et savoir établir et délivrer les passeports, cartes d’identité biométriques, les attestations d’accueil et le recensement militaire.
- Préparer, organiser et piloter le recensement citoyen (annuel)
● Funéraire (en direct) :
- Organiser et gérer administrativement et techniquement le cimetière,
- Garantir la bonne exécution des travaux, vérifier la qualité et le respect des délais des réponses apportées aux demandes
- Etre l’interlocuteur privilégié des organismes funéraires
● Elections :
- Préparer et organiser les scrutins (en lien avec la directrice)
- Contrôler et suivre les opérations de révision de la liste électorales
- Procéder aux inscriptions sur les listes électorales
● Encadrement :
- Encadrement de l’équipe de 8 agents
- Animer l’équipe d’agents administratifs et rendre compte de l’activité du service
- Organiser l’activité du service et distribuer les tâches entre les agents (horaires et congés notamment)
- Assurer les entretiens individuels annuels
- Assurer une veille juridique en matière d’état-civil et la diffusion des évolutions réglementaires auprès des collaborateurs
- Travail le samedi de façon aléatoire
Profil :
De formation Bac+ 3 de préférence spécialisée en droit, vous justifiez des compétences suivantes :
- Connaissance de l’instruction générale relative à l’état-civil – code civil ainsi que du code électoral,
- Maîtrise des logiciels métiers notamment Logitud Siècle, Comedec, Adagio de Arpège (élections)
- Connaissance de la législation civile et funéraire,
- Capacité organisationnelle,
- Expérience réussie en management d’équipe,
- Vous êtes également reconnu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens du service public, vos qualités
relationnelles, votre écoute, votre sens de l’organisation, votre capacité à être force de proposition, votre goût pour
le travail en équipe, votre patience et votre diplomatie.
